GDPR & kommunikationspolicy

GDPR

Kund- och personalregister

Axess Resebyrå i Boden AB, nedan kallat bolaget, håller register över sina kunder genom programvara som tillhandahålls av VISMA SPCS AB, kundregister hålls enligt lag 2007:592 gällande kassaregister. Bolaget registrerar kundens postadress samt organisationsnummer för företag och organisationer, i de fall fakturor skickas med epost lagras även denna. Uppgifterna används enbart vid fakturering, enligt 7 kap. bokföringslagen sparas samtliga uppgifter i 7 år. Programvara för register hålls på lokal, lösenordskyddad, server. Bolagets nätverk är enbart trådbundet, alla typer av kunduppgifter sparas på lokal server och inga uppgifter finns klientmaskiner.

Kundregistret rensas på inaktiva kunder en gång per år, med inaktiv kund menas i detta fallet privatpersoner vars senaste faktura ligger mer än 12 månader bakåt i tiden.

Ett sekundärt register med kontaktuppgifter hålls genom getanewsletter.com som används för utskick av nyhetsbrev, samtliga mottagare av bolagets nyhetsbrev måste självmant registrera sin e-postadress samt godkänna mottagandet av nyhetsbrev. I samtliga nyhetsbrev finns en länk för att avsluta sin prenumeration.
Register över anställda hålls av Nya TM Redovisning AB, org nr 559128-8914, för utbetalning av lön.

Pass- och personuppgifter registreras i bokningssystemet Amadeus i de fall som flygbolag och myndigheter kräver detta och lagras inte lokalt. Uppgifterna lämnas av resenären, samtycke sker innan.

Eposthantering & kommunikationspolicy

Bolaget sparar som standard elektronisk post innevarande och föregående kalenderår.

Majoriteten av kontakten mellan Axess Resebyrå i Boden och kunder samt samarbetspartners sker genom elektroniska brev samt telefonsamtal. Axess Resebyrå skall i all kontakt uppträda på ett vänligt, korrekt och professionellt sätt. Detta innebär att känsliga personuppgifter såsom hälsa, religiösa åskådningar, politiska åsikter eller kortuppgifter aldrig förekommer i elektrisk kommunikation. Bolaget skall även beakta integritetskänsliga uppgifter och välja alternativa kommunikationsmedel när sådana uppgifter måste översändas.

Uppgifter i elektronisk kommunikation som är av vikt skall sparas i alternativa format, personuppgifter sparas inte.

Företagets kommunikationskanaler samt verktyg för kommunikation skall enbart användas för yrkesutövning.